Merencanakan dan Mempersiapkan Pertemuan

Merencanakan Dan Mempersiapkan Rapat

A. pengertian rapat 

         ada beberapa penegertian rapat antara lain :

1. menurut KBBI , rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakkan sesuatu ,  sidang , majelis
2. rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
3. rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat 
4. rapat merupakan media komunikasi kelompok bersifat tatap muka

       Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk perundingan / memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi / perusahaan

B. Fungsi rapat

1. untuk memecahkan masalah
2. untuk menyampaikan informasi
3. sebagai forum demokrasi , diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan 
4. senbagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan / organisasi 
5. sebagai sarana bernegosiasi
6. ketentuan hukum

C. Jenis-jenis rapat
     a). Rapat menurut tujuanya

• Rapat penjelasan 
• Rapat pemecahan masalah
• Rapat perundingan

1. Rapat penjelasan
       adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penejelasan kepada para peserta rapat
2. Rapat pemecahan masalah
       adalah rapat yang dilaksanakan untuk pemecahan masalah yang sedang dihadapi
3. Rapat perundingan
       adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan / mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak

     b). Rapat menurut sifatnya 

1. Rapat resmi
       adalah rapat yang diselengarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting yang berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalanya rapat.
2. Rapat tidak resmi
       adalahh rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa yang biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal

D. Menurut frekuensinya

1. Rapat rutin
       adalah rapat yang ditentukan waktunya
2. Rapat insidentil
       adalah rapat yang tidak terjadwal biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama

E. Syarat-syarat rapat yang baik

1. susana terbuka 
2. tidak ada monopoli
3. partisipasi aktif dari peserta rapat
4. bimbingan dan pengawasan dari pimpinan 
5. perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. pertanyaan singkat dan jelas 
7. disiplin waktu